Wynajem samochodu w podróż służbową za granicę – informacje praktyczne

W Polsce wynajem samochodów, zarówno przez osoby prywatne, jak i przedsiębiorców, jest coraz popularniejszy. Szczególnie chętnie korzystają z tej opcji firmy. Czasami zdarza się, że ich pracownik musi wyjechać wynajętym autem za granicę. Czy to możliwe?

Samochody wynajmują chętnie nie tylko prywatne osoby, których dotychczasowy pojazd uległ awarii, ale także przedsiębiorcy. Najczęściej są to firmy, które dopiero rozpoczynają działalność i nie posiadają jeszcze własnej floty aut. Wynajem samochodu jest również traktowany jako alternatywa dla takiego sposobu finansowania zakupu pojazdu jak kredyt czy leasing. Nic zatem dziwnego, że rynek rent a car w naszym kraju szybko się rozwija już od kilku lat. Na koniec roku dynamika tej branży wyniosła 16,1% r/r (źródło: https://pzwlp.pl/dla-mediow/wyniki-pzwlp/24-stycznia-2019-wyniki-pzwlp-po-iv-kwartale-2018-informacja-prasowa). Co jednak zrobić, jeśli istnieje konieczność wyjazdu zagranicznego w celach służbowych? Czy można odbyć taką podróż wynajętym samochodem? Z badania Diners Club Polska wynika, że co piąta polska firma z sektora MŚP wysyła pracowników w podróż za granicę, szczególnie dotyczy to branży handlowej. Spośród tych pracowników 85% podróżuje samochodem. Czy każda wypożyczalnia samochodów jest gotowa się zgodzić na wyjazd zagraniczny?

Jakie formalności należy spełnić, aby wyjechać wypożyczonym samochodem za granicę?

O ile jazda wynajętym samochodem po kraju rzadko wiąże się z koniecznością załatwienia wielu formalności i ogranicza się do podpisania umowy, okazania prawa jazdy i wpłacenia kaucji, o tyle wyjazd wypożyczonym samochodem za granicę nie jest już taki łatwy. Przede wszystkim nie wszystkie wypożyczalnie samochodów zgadzają się na taką podróż, nawet jeśli przedsiębiorca jest stałym klientem i auta wynajmuje często.

Pierwszym krokiem, jaki przedsiębiorca musi wykonać przed wyjazdem poza granice Polski, jest poinformowanie wypożyczalni o takim zamiarze. Dalsza procedura zależy już od wypożyczalni, ponieważ każda z nich ustala własny schemat postępowania. Najlepiej zapoznać się dokładnie z regulaminem, w którym ujęte są informacje na temat możliwości wyjazdu wypożyczonym samochodem za granicę oraz wiążące się z tym wydatki i ograniczenia.

Wypożyczalnie najczęściej pobierają opłatę za wyjazd zagraniczny, która uwzględnia zwiększony przebieg kilometrów. Koszt takiej opcji może wynieść od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych. Jeśli pracownik firmy wyjeżdża w podróż służbową wynajętym samochodem do kraju Unii Europejskiej, najczęściej wystarczy do tego umowa najmu samochodu. Problem może pojawić się w przypadku państw spoza Wspólnoty. Niektóre z nich wymagają przetłumaczonego zezwolenia na wyjazd wynajętym autem, inne – potwierdzonego notarialnie upoważnienia do wyjazdu. Załatwiając formalności, nie można również zapomnieć, że wyjazd do niektórych państw wiąże się załatwieniem wizy i zielonej karty do ubezpieczenia.

Do jakich krajów jest możliwy wyjazd wynajętym samochodem?

Najłatwiej wyjechać wynajętym samochodem do jednego z krajów Unii Europejskiej. Zwykle wypożyczalnie nie robią wtedy większych trudności. Oczywiście konieczne jest poinformowanie właściciela samochodu o celu podróży. Pomiędzy krajami Wspólnoty (która obecnie skupia 28 państw) nie ma większych barier podróżowania, ponieważ większość z nich należy do strefy Schengen (ruch bez kontroli granicznych między 24 krajami Unii Europejskiej – wyłączone z tej strefy są Bułgaria, Rumunia, Chorwacja i Cypr). Do tego bez kontroli granicznej można wjechać także do Szwajcarii, San Marino, Norwegii, Monako, Liechtensteinu i Islandii, które chociaż nie są częścią UE, to jednak należą strefy Schengen.

Za to wynajem samochodu na wyjazd za granicę poza obszar Unii Europejskiej może być już problemem. Dotyczy to szczególnie takich krajów jak Ukraina, Białoruś, Rosja, Mołdawia itd. Niektóre wypożyczalnie w ogóle nie zgadzają się na wyjazd klienta ich autem do państw nienależących do Unii Europejskiej, inne mają listę krajów, które obejmuje taki zakaz, jeszcze inne żądają wtedy wyższej opłaty za wyjazd zagraniczny, a nawet wykupienia dodatkowego ubezpieczenia. Różne zakazy odnośnie do użytkowania samochodu za granicą wiążą się często właśnie ograniczeniami zawartymi w polisach ubezpieczeniowych.

Wynajem samochodu na wyjazd za granicę a ubezpieczenie

Ubezpieczenie samochodu jest często kluczową kwestią i przesądza o tym, czy wypożyczalnia zgadza się na zagraniczny wyjazd klienta takim autem. Najłatwiej podróżować wynajętym autem po krajach Unii Europejskiej również dlatego, że obowiązuje w nich polska polisa OC. Jeśli jednak celem podróży jest kraj spoza Wspólnoty, przedsiębiorca może zostać zobligowany do pokrycia kosztów wykupienia dodatkowego ubezpieczenia. Najczęściej chodzi tutaj o Międzynarodowy Certyfikat Ubezpieczenia Komunikacyjnego, czyli po prostu zieloną kartę. Takie ubezpieczenie jest niezbędne, gdy celem podróży są następujące kraje: Albania, Azerbejdżan, Białoruś, Bośnia i Hercegowina, Czarnogóra, Iran, Izrael, Macedonia, Maroko, Mołdawia, Rosja, Tunezja, Turcja lub Ukraina.

Kolejna kwestia to ubezpieczenie AC, którym również są objęte wynajmowane samochody. Dzięki takiej polisie ubezpieczyciel pokrywa koszty naprawy, gdy uszkodzenia powstały z winy kierowcy. Poza tym AC często oferuje ochronę w przypadku kradzieży. Oczywiście zakres działania takiej polisy może być różny w zależności od towarzystwa ubezpieczeniowego i wariantu ubezpieczenia. Może się zatem okazać, że klient będzie musiał wykupić rozszerzoną polisę, zanim wyjedzie za granicę. Z egzekwowaniem ochrony wynikającej z AC nie ma problemu na terenie Unii Europejskiej i przeważnie również na terenie geograficznej Europy. Warto jednak pamiętać, że AC w zakresie ochrony od kradzieży nie działa w Rosji, Białorusi, Ukrainy i Mołdawii. Do tych krajów zatem najczęściej wynajętym autem wjechać nie można.

Skorzystanie przez pracownika z wynajętego samochodu, gdy pojawi się konieczność wyjazdu za granicę w celach służbowych, może być wygodnym rozwiązaniem. Trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach, jakie narzuca wypożyczalnia w przypadku takiej podróży. Najlepiej zatem zgłosić taki zamiar z kilkudniowym wyprzedzeniem, aby bez problemu załatwić wszystkie formalności.