Podróż służbowa/delegacja? Wynajmij auto!

Bardzo często przedsiębiorcy oddelegowujący pracowników w podróż służbową rozważają zorganizowanie im różnych form transportu. Zastanawiają się, która z nich będzie w ogólnym rozrachunku najlepsza.

Najczęściej na samym początku decydują się na opłacenie biletu na pociąg, co pozwoli pracownikowi dotrzeć do innego miasta. Następnie w docelowym mieście pracownik będzie korzystał z taksówek. Jednak po przeliczeniu kosztów z tym związanych może okazać się, że wcale nie jest to najkorzystniejsze rozwiązanie. Nie tylko pod względem komfortu, ale przede wszystkim z powodów ekonomicznych.

Komfort i bezpieczeństwo w delegacji

Ogólny koszt związany z opłaceniem biletów na pociąg i przynajmniej kilkukrotnych usług sieci taxi wynosi nie mniej niż kilkaset złotych za dwudniową podróż służbową. Jest to zdecydowanie większy wydatek niż wynajem samochodu na firmę. Warto przemyśleć takie rozwiązanie, ponieważ wynajem auta krótkoterminowy kosztuje już od około 80 złotych na dobę.

Wynajmując samochód z wypożyczalni, w cenie wynajmu otrzymujemy także zazwyczaj pełne ubezpieczenie samochodu, dzięki czemu nasi pracownicy podczas podróży delegacyjnej mogą czuć się w pełni bezpiecznie. Dodatkowo wybierając samochód z wypożyczalni możemy zadecydować, z którego segmentu weźmiemy pojazd, czyli dostosować poziom komfortu jazdy do własnych potrzeb.

Wynajem dostosowany do firmowych potrzeb

Wielu przedsiębiorców decyduje się na wynajem samochodu na wyjazd firmowy głównie z tego względu, że takie rozwiązanie jest w pełni dostosowane do potrzeb firmy. Przede wszystkim istnieje możliwość odliczenia kosztów z tym związanych, a dodatkowo cała procedura załatwiania samochodu trwa o wiele krócej niż zakup biletu na pociąg czy zamawianie taxi. Najczęściej już podczas jednego kontaktu telefonicznego z biurem wypożyczalni samochodów możemy zamówić samochód, który zostanie podwieziony przez pracownika wypożyczalni na przykład prosto pod drzwi naszej firmy.

Umowa najmu samochodu co powinna zawierać?

Pracownik wypożyczalni przyjeżdżający z samochodem w miejsce odbioru pojazdu wskazane przez klienta, ma ze sobą umowę najmu i protokół odbioru samochodu. To dwa najważniejsze dokumenty. W umowie powinny znaleźć się dane wypożyczalni i osoby wypożyczającej, informacje, kto będzie prowadził samochód oraz spisane dane z prawa jazdy tego kierowcy, wysokość opłaty za wypożyczenie i okres wypożyczenia pojazdu. Należy jednak wiedzieć, że jeśli w trakcie okaże się, że nasz pracownik potrzebuje samochodu na dłużej, to okres wynajmu można bezproblemowo przedłużyć, po prostu zgłaszając ten fakt do biura obsługi. W umowie powinno być też zaznaczone, jaką politykę paliwową ma wypożyczalnia.

Na jakich zasadach możemy wynająć samochód krótkoterminowy?

Większość firm wynajmuje samochody z częściowo napełnionym bakiem. Wtedy podczas oddawania pojazdu należy zwrócić go z podobną ilością paliwa. Wyjściowa ilość paliwa musi być podana w umowie, którą podpisujemy z pracownikiem wypożyczalni w trakcie odbioru auta.

Samochód może być wypożyczony na wynajem krótkoterminowy i wtedy opłaca się kwotę za dobę korzystania z pojazdu. Można też zdecydować się na dłuższy wynajem, opłacając cenę miesięczną. Coraz więcej firm nie kupuje samochodów firmowych na własność, a właśnie cały czas korzysta z pojazdów z wypożyczalni. Podpisanie umowy z wypożyczalnią na dłuższy okres to też najbardziej korzystne cenowo rozwiązanie, w przeliczeniu na jedną dobę użytkowania auta.

Samochód wynajęty w podróży służbowej a koszty uzyskania przychodów

Choć dla większości przedsiębiorców wynajem samochodu dla pracowników jest po prostu najekonomiczniejszym cenowo rozwiązaniem, to niektórzy z nich najbardziej doceniają możliwość rozliczenia tego wynajmu w podatkach. Faktura za wynajem samochodu może być wliczona w koszty przedsiębiorstwa.

Zwrot kosztów za paliwo do samochodu wynajętego w delegacji

Pracownicy korzystający z wynajętego samochodu oczekują od swoich pracodawców zwrotu kosztów paliwa. Jest to możliwe, jeśli takie koszty będą udokumentowane na podstawie paragonów lub faktur. Można to zrobić także wtedy, gdy umowa najmu z wypożyczalnią była zawarta bezpośrednio przez pracownika, a nie firmę.

Umowa najmu samochodu osobowego – kilometrówka

Samochody osobowe wynajmowane, czyli niestanowiące środków trwałych w firmie, mogą zostać rozliczone na podstawie tzw. kilometrówki. Do jej obliczenia warto skorzystać z bezpłatnych kalkulatorów udostępnianych na różnych serwisach internetowych. Przedsiębiorcy mogą również rozliczyć koszt związany z wynajęciem samochodu, wrzucając w koszty fakturę za najem samochodu w całości, pomijając limit wynikający z kilometrówki.

Na samym końcu warto jeszcze poruszyć kwestię „wynajem samochodu a VAT”. Tutaj należy podkreślić, że jeśli pojazd nie będzie zgłoszony do Urzędu Skarbowego ( druk VAT-26) oraz przedsiębiorca nie będzie prowadził kilometrówki VAT, to od wydatków związanych z używaniem samochodu (np. zakup paliwa) będzie miał możliwość odliczenia jedynie 50% VAT.