Wynajem samochodu w kosztach firmowych - jak rozliczyć koszty czynszu za wynajem samochodu

Coraz częściej przedsiębiorstwa rezygnują z własnego transportu, korzystając z zasobów wypożyczalni. Jest to także doskonały sposób na uzupełnienie floty pojazdów w firmie. W jaki sposób rozliczyć koszt wynajmu aut? Czy należy prowadzić do nich kilometrówkę?

Wynajem samochodu na firmę

Zgodnie z prawem, firma może wykorzystywać w ramach prowadzonej działalności wynajmowane samochody. Warunkiem jest podpisanie umowy najmu na czas określony lub nieokreślony oraz ustalenie czynszu wynajmującemu. Czynsz ten uznawany jest za koszt podstawowy. Wynajem samochodu osobowego na firmę wiąże się z ponoszeniem kosztów eksploatacyjnych, takich jak paliwo, opłaty parkingowe, opłaty za autostradę itp. Wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Służy ona do wyliczenia kwoty wydatków, które firma może wliczyć w koszty. Dotyczy to samochodów osobowych, niespełniających wymogów ustawowych odnośnie do pojazdów ciężarowych. Podatek od wynajmu samochodu obowiązuje wyłącznie tego najemcę, który jest osobą zagraniczną i ma wymóg rejestracji auta na terenie kraju. Nie dotyczy to samochodów osobowych lecz tych o masie przekraczającej 3,5 tony z naczepą.

Czego nie można zaliczyć do kosztów firmowych wynajmu samochodu?

Jak przedstawia się wynajem samochodu osobowego a koszty podatkowe? Do kosztów nie zaliczymy opłat za ubezpieczenie wynajmowanego pojazdu, o ile w umowie najmu nie będzie wymogu ubezpieczenia. Dopiero zapis mówiący o tym, by to wynajmujący pokrył koszty ubezpieczenia, umożliwia wliczenie wydatków na ubezpieczenie do kosztów uzyskania przychodu. Warunkiem jest nieprzekroczenie opłat za OC, AC i NW limitu kilometrówki w danym miesiącu. Dzierżawa samochodu osobowego po przekroczeniu czynszu za wynajem w wysokości 150000 powoduje, że traci się prawo do odliczenia powyżej tej kwoty. Do kosztów podatkowych nie można wliczyć więcej niż 75% kosztów z tytułu użytkowania samochodu osobowego. Wszystkie poniesione wydatki rozlicza się wyłącznie na podstawie faktur. 

Wynajem samochodu a opłata za czynsz

Według ustawy z 2013 roku koszt wypożyczenia samochodu kwalifikowany jest do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem użytkowania auta na potrzeby działalności. Pojazd nie może być więc użytkowany do celów prywatnych przedsiębiorcy, czy pracownika. Ponieważ nie jest to wydatek o charakterze eksploatacyjnym, nie podlega limitowi kilometrówki. Jest oddzielną od niej kategorią. Wynajmując samochód dla firmy w Carfree, każdy przedsiębiorca całość czynszu za wynajem może wpisać jako koszty uzyskania przychodu. Oznacza się je jako inne wydatki związane z działalnością gospodarczą.

Umowa najmu samochodu osobowego – koszty podatkowe/wydatki eksploatacyjne

W umowie najmu powinna znaleźć się informacja, że koszty eksploatacyjne ponosi wypożyczający. Paliwo, myjnia, oleje silnikowe, płyn do spryskiwaczy, opłaty autostradowe, zakup akcesoriów samochodowych itp. rozlicza się w ramach kilometrówki, jak również wszelkie naprawy, remonty, koszt części zamiennych. Suma poniesionych wydatków nie może przekroczyć limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Uwzględnia się je bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów.

Kilometrówka – na czym polega?

Prowadzenie kilometrówki to sporządzanie zestawienia wszystkich przejazdów służbowych danym autem. Nie tylko określa liczbę przejechanych kilometrów, ale także cel wyjazdu. Limitem kosztów, które możemy rozliczyć, jest iloczyn kilometrów i określonej przepisami stawki. Wszystkie wydatki ponad wyliczony limit nie kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodu. Każdy pojazd musi mieć oddzielną ewidencję przebiegu i prowadzi ją osoba, która z niego korzysta.

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Ewidencja przebiegu pojazdu wymaga dokumentacji w postaci faktur, przy czym każda z nich musi być wystawiona na firmę. W ramach kilometrówki możemy rozliczyć polisy ubezpieczeniowe oraz koszty eksploatacyjne. Nie mogą one jednak przekroczyć limitu w danym miesiącu. Nadwyżkę kosztów można rozliczyć w kolejnych miesiącach, jednak nie później, niż do końca roku. Nie można przenieść tych kosztów na następny rok.

Najem samochodu osobowego – pełne odliczenie VAT

Jak kształtuje się wynajem samochodu a VAT? Ustawa ogranicza do 50% prawo do odliczenia VAT dla pojazdów o masie nieprzekraczającej 3,5 tony. Oznacza to, że samochody osobowe uprawniają do odliczenia 50% VAT. Podobnie w przypadku samochodów o większej masie. Jeżeli auto nie zostanie zgłoszone do urzędu skarbowego na druku VAT-26 i nie jest prowadzona dla niego kilometrówka, wtedy można odliczyć od wydatków z nim związanych wyłącznie 50% VAT. Jeżeli jednak pojazd używany jest wyłącznie do celów firmowych, zgłoszono go do urzędu skarbowego na druku VAT-26 i prowadzona jest jego ewidencja przejazdów, VAT wynikający z faktury za wynajem samochodu i wydatków z nim wiązanych może zostać odliczony w 100%.

Rozliczenie podatkowe wypożyczonego auta nie jest skomplikowane, jednak wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to z korzyścią dla przedsiębiorcy, gdyż wszystkie wydatki związane z autem może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.